روابط عمومی نقش مهمی در خلق تصویر ذهنی بلند مدت برای کسب و کار دارد. زیرا روابط عمومی با کمک ابزارهایی که در اختیار دارد می تواند با متقاعد ساختن و جلب اعتماد مشتریان نقش موثری در فروش و تحقق اهداف سازمانی داشته باشد.
روابط عمومی در هر کسب و کاری یکی از اساسی ترین و مهم ترین واحدهای سازمانی به منظور اطلاع رسانی و پل ارتباطی قوی ما بین ارکان درونی و بیرونی سازمان و نمایشگر چهره مناسب کسب و کار محسوب می شود.
رفتار در روابط عمومی
در شرایط کنونی کشور وضعیت خدمت رسانی سازمان ها، ادارات و نهادهای دولتی و یا حتی خصوصی را چگونه ارزیابی می کنید؟ آیا احترام به ارباب رجوع یک اصل بنیادی در سازمان ها و کسب و کارهای ایرانی است؟ آیا هدف هر کسب و کار ایرانی جلب رضایت مشتری است یا منافع فروش؟ آیا فروش بالای محصولات ایران خودرو دلیل کیفیت محصول و رضایت مندی مشتریان است؟ آیا وجود پالم در محصولات روغنی، آبیاری باغات و جالیزها و مزارع توسط آب فاضلاب، استفاده از کودهای نامناسب و بسیاری از اخبار و خدمات متنوع، موجبات نارضایتی دائمی را در کشور نهادینه کرده است؟ به نظر شما مشکل اصلی در کجاست؟
یکی از مشکل اصلی کسب و کارهای ایرانی، بی تفاوتی به اهمیت مساله ارتباط است. وقتی در یک خانواده احترام و کیفیت ارتباط مساله بنیادی تلقی شود، دیگران برای رضایت یکدیگر تلاش می کنند.
این مساله را باید یادآور شد که وقتی دیگران را قضاوت می کنیم، باید در ابتدا به خودمان نگاه کنیم. وقتی در جایگاه آن کارمند باشیم، ما چه اخلاقی با مراجعه کننده خود داریم؟! وقتی این سوال از ما پرسیده می شود، ما به راحتی خود را تبرئه می کنیم. و خودمان را گل بی عیب معرفی می کنیم. دلیل این امر علاوه بر علت های گوناگون، نداشتن تعریف از روابط عمومی، ارتباط سازمانی و نبود استاندارد در رفتار سازمانی است. استانداردهای رفتاری برای ما تعیین می کند که آیا ما رفتار مناسبی داریم، یا خیر؟
این سوال را در ذهن خود مرور کنید: اگر شما به عنوان یک فرد شاغل، رفتار درستی با مشتریان خود دارید، آیا چهره واحد، مدیریت، بخش یا سازمان شما از نگاه مشتریان و جامعه چگونه است؟ در سیستم خود از مدیران ارشد سازمان، حضور مدیران روابط عمومی قوی را مطالبه کنید. حضور مدیران روابط عمومی قوی را در کنار تدوین استانداردهای رفتار سازمانی مطالبه کنید. مطالبه گری بخش مهمی از تغییر اجتماعی است.
روابط عمومی، شوالیه یی در سازمان
روابط عمومی در هر کسب و کار و سازمانی بعنوان یک مدیریت یا واحد مستقل در کنار مدیریت ارشد مجموعه تلقی می شود. واحد یا مدیریتی که زیرمجموعه هیچ مجموعه یی نیست و همانند مدیر ارشد سازمان برای تحقق اهداف کلی سازمان تلاش و برنامه ریزی دارد.
شوالیه ها، سربازانی هستند که در یک سپاه تعداد کمتری نسبت به دیگر سربازان دارند، ولی در عین کم بودن تعداد، نقش موثری در پیروزی جنگ دارند. این جنگجویان کم تعداد را باید با مهارت بالا و تکنیک پیشرفته جنگی به گونه یی در جمع سربازان قرار داد، که بتوانند نقش خود را بعنوان یک شوالیه و ابرقدرت به درستی ایفا کنند. روابط عمومی نیز در یک سازمان و کسب وکاری به همین شکل است!
روابط عمومی در یک سازمان با حضور بخش های مدیریت رسانه و اطلاع رسانی، افکار سنجی و پژوهش، امور فرهنگی، نمایشگاه ها و تبلیغات، امور تشریفاتی، مستندسازی، انتشارات، افکارسنجی و پژوهش و امور سمعی و بصری و حضور افراد خبره در حوزه ها و بخش های مختلف، ابزارها و شوالیه های مدیران در نمایش چهره و شهرت سازمانی هستند.
ارتباط درون سازمانی
اوقات زندگی را در طول ۲۴ ساعت اگر به ۳ بخش ۸ ساعته تقسیم کنید: ۸ ساعت خواب، ۸ ساعت فعالیت مفید، ۸ ساعت به استراحت و امور مرتبط با فعالیت های شخصی و خانوادگی. به دلیل برخی مشکلات ۸ ساعت کاری به حداقل ۱۰ ساعت کاری تبدیل می شود. اگر رفت و آمدهای شهری را به آن اضافه کنیم . در حدود ۱۰ تا ۱۱ ساعت در روز به کارکردن مشغول هستیم. و ۵ تا ۶ ساعت متعلق به خود و خانواده در طول روز بدون احتساب روزهای تعطیل. از این برنامه بیشترین وقت شما با همکاران شما می گذرد. بیشترین ارتباط شما با مشتریان دائمی و غیردائمی سیستم کاری شما می گذرد. و بیشترین ارتباط اجتماعی شما در محیط کاری شما شکل می گیرد. چگونه می توان به راحتی از کنار اهمیت ارتباط و روابط عمومی ، گذر کرد؟
ارتباطات شالوده و اساس پایه های اصولی یک اجتماع موفق است. ارتباطات درون سازمانی را جدی بگیرید. و یکدیگر را بعنوان همکار، مشتری و مخاطب وابسته دوست بدانید و ارزش گذاری کنید.
کلام آخر !
اگر برای آینده ارتباط سازمانی خود اهمیت قائل هستید! اگر چهره شما از نگاه مشتریانتان مهم است! اگر رفتار کارکنان با مشتریان برایتان مهم است! اگر اخلاق پسندیده سازمانی را مهم می دانید! از ایجاد یک واحد روابط عمومی قدرتمند غافل نباشید! از بهبود استانداردهای رفتاری خودتان غافل نباشید! شوالیه سازمان خود باشید.
نویسنده : مهدی ارجمندی
