روابط عمومی بعنوان یک ابزار قدرتمند برای مدیریت سازمان ها و برندها در شرایط بحرانی کسب و کار از طریق کانال ها و روش های اجرایی مختلف است. بطور مثال با پاندمی بیماری کرونا در ایران، روابط عمومی های دانشگاه های علوم پزشکی، وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی، صدا و سیما و رسانه های معتبر اجتماعی با کنترل صحیح و انتشار اخبار و اطلاعات توانستند از پیشرفت شایعات در میان مردم پیشگیری و از بروز معضل های جبران ناپذیر اجتماعی در کنار بحران شیوع بیماری جلوگیری کنند.
روابط عمومی، واحد سمعی بصری نیست!
وقتی رویدادی برگزار می شود و یا حادثه یی بروز می کند، شاهد افرادی هستیم که برای بعنوان کارکنان واحد سمعی و بصری سازمان در حال تهیه عکس و گزارش از رویداد و اتفاق حادث شده هستند. و یا وقتی رئیس، معاون، وزیر، رئیس جمهور و … برای بازدید از یک مجموعه تحت سرپرستی و یا افتتاح یک مکان و یا فعالیت تازه و یا حتی کلنگ زنی های افتتاح پروژه ها، شاهد همین افراد هستیم که برای گرفتن عکس و فیلم تلاش می کنند و شاید شما نیز خیلی کار آنها را مناسب ندانید!!!
وقتی در جلسات مدیریتی و تصمیم های سازمانی مدیران روابط عمومی حضور ندارند، و زمانی که حضور مسئولین روابط عمومی در جلسات مدیریت تنها برای تهیه گزارش از جلسات می باشد، وقتی در یک سازمان پست روابط عمومی، شغل دوم و یا سوم یک فرد می باشد، و وقتی روابط عمومی یک مجموعه بزرگ تنها توسط یک نفر انجام می شود، و مسائل دیگر که روابط عمومی ها با آن دست به گریبان هستند، سرنوشت اطلاع رسانی روابط عمومی تبدیل می شود به یک واحد سمعی بصری با اهداف روابط عمومی!
شرح وظایف روابط عمومی سازمان را می توانید از اینجا مطالعه کنید.
قبل از بحران روابط عمومی قوی بسازیم!
در اخبار شنیدیم که سازمان هواشناسی با وجود اطلاع از حضور سامانه بارشی در برخی نقاط کشور و یا با وجود اطلاع سازمان هواشناسی به سازمان جهاد کشاورزی و عدم اطلاع رسانی به موقع به کشاورزان و یا عدم آگاهی کشاورزان از اهمیت قرارداد بیمه در جبران خسارات در بلایای طبیعی و مواردی از این دست؛ شاهد ضررهای مالی و جانی فراوانی بوده ایم. وظیفه اطلاع رسانی برعهده کدام مدیریت سازمان است؟
اطلاع‌رسانی به هنگام و صحیح، با برنامه‌ریزی هدفمند و شناخت تکنیک‌ها و شرایط رسانه‌ای، امروزه نقش مؤثری را در غنی‌سازی محتوای رسانه‌های جمعی و افزایش سطح آگاهی‌های عمومی، همچنین ایجاد روابط دوجانبه بین سازمان با مخاطبان ایفا می‌کند.
شتاب تولید و عرضه اطلاعات و تنوع رسانه‌های جمعی، به‌ویژه عملکرد آنها در شرایط خاص و رویدادهای بزرگ و فراگیر، شرایطی را ایجاد می‌کند که عدم برنامه‌ریزی و کنترل آن توسط سازمان‌های مرتبط با رویداد، ضمن قرار دادن سازمان در یک موقعیت انفعالی، باعث انحراف سازمان از مسیر اصلی و مانعی در برابر برنامه‌ریزی‌های آن می‌شود.
روابط عمومی و بحران
زلزله بم، آذربایجان شرقی و کردستان حوادث تلخی بود که از ذهن ما ایرانیان محو نمی شود، و با حس بی اعتمادی قوی که از نحوه امدادرسانی و اطلاع رسانی زلزله شهرستان بم در میان مردم ایجاد شد، باعث شد تا مردم تلاش های دولت و سازمان های امدادگر را نادیده بگیرند و خودشان توسط سلبریتی های قابل اعتماد خود به کمک همنوعان خود بروند.
روابط عمومی حد فاصل خواسته مردم و سازمان است. وقتی روابط عمومی به معنای واقعی وجود داشته باشد، با آگاه سازی مدیران از عواقب کم کاری، کنترل پیام های آگاه بخش مناسب به رسانه ها و مردم بعنوان اولین مرجع مطمئن و پیگیری وظایف محوله هر مدیریت از آبروی سازمان محافظت می کند و سازمان را در مسیر اهداف سازمانی قرار می دهد.
کلام آخر !
ارتباط موثر یعنی اینکه همدیگر را دوست داشتن! وقتی ارتباطات سازمانی مهم شد، یعنی اهداف سازمان جز برای شما که هدف تشکیل سازمان هستید، تنظیم نشده و ما شما را دوست داریم. سازمان یک نهاد اجتماعی است. و خانواده نیز یک نهاد اجتماعی! لازمه دوام یک نهاد اجتماعی، رابطه است.
روابط عمومی یعنی حلقه ایجاد رابطه در یک نهاد اجتماعی! روابط عمومی را در سازمان و کسب وکارتان جدی بگیرید!
نویسنده: مهدی ارجمندی
