ارتباطات، مایه حیاتی هر برنامه تغییر است. ارتباطات به تنهایی مهمترین راهبر موفقیت برنامه است. چرا که اگر شما نتوانید با کارکنان سازمان به خوبی ارتباط برقرار کنید، نمی توانید امیدوار باشید که آنها را از فرایند تغییر به سلامت عبور بدهید.

برنامه اثربخش مدیریت تغییر به شما کمک می کند تا فرهنگ تغییر مستمر را در سازمان خود خلق کنید. اما قبل از آن باید کارکنان خود را به باور ارزش تغییر برسانید. و این مهم محق نمی شود مگر با برقراری یک ارتباط صحیح با کارکنان!

در این مقاله قصد داریم به اختصار در این مورد مطلبی تهیه شد که در اختیار شما قرار می گیرد. در صورت تمایل در انتظار نظرات شما هستیم.

مدیریت تغییر چیست ؟

مدیریت تغییر (گاهی به اختصار CM نوشته می شود) یک اصطلاح کلی است که در هنگام ایجاد تغییر سازمانی، برای همه روش های آماده سازی و حمایت از افراد، تیم ها و سازمان ها به کار می رود.

مدیریت تغییر، شیوه ای است که در مورد چگونگی آماده کردن، تجهیز کردن و حمایت کردن از افراد برای تطبیق موفقیت آمیز با تغییرات، دستورالعمل هایی ارائه می کند تا زمینه نتایج و موفقیت سازمانی فراهم شود. غالبا مدیریت تغییر، ابزارهای سازمانی را تلفیق می کند که به انتقال موفق پرسنل کمک کرده و به انطباق و محقق شدن تغییرات ختم می شود.

منظور ما از ارتباطات چیست؟

دو نوع ارتباط وجود دارد : ارتباط یک طرفه و ارتباط دو طرفه. برای خیلی از مدیران ارشد قبول اینکه علاوه بر حرف زدن باید گوش هم بدهند، مشکل است. برای اینگونه مدیران مهمترین موضوع در یک برنامه مدیریت تغییر، خصوصا برنامه ای که دارای مقیاس زمانی بسته ای می باشد، این است که به کارکنان بگویند چه اتفاق می افتد و از برنامه آنها را مطلع نگه دارند.

نکته : برای تغییر موفق، به دنبال ارتباط دوطرفه باشید.

نقش ارتباط با کارکنان در مدیریت تغییر

حقیقت آن است که افراد یک منبع حیاتی برای اکثر سازمان ها هستند. همه ما در جلساتی شرکت داشته ایم که در آن مدیر در زمانی طولانی مطلبی را ارائه می دهد و بعد در انتها می پرسد : « بسیار خب، سوالی هست ؟» و بعد سکوت. این مطمئنا برای هر کسی ترسناک ترین محیطی خواهد بود که عقیده ای را ابراز می کند، و یا سوالی بپرسد. کارکنان نگران این هستند که ممکن است با ارائه نقطه نظری صادقانه، رئیس خود را ناراحت کنند، یا فکر می کنند با سوال کردن، فردی احمق جلوه خواهند کرد. امنیت سر پایین انداختن بیشتر است. برای موفق شدن برنامه تغییر، ارائه باز مطالب باید بر پایه قالبی دوطرفه باشد. هر دو طرف باید از یکدیگر چیزی بیاموزند.

اگر به کارکنان خود در مورد برنامه تغییرتان بگویید و آنان را در اجرای فرایند دخالت ندهید باید تاوان آن را به دو صورت بدهید. اول آنکه شما دسترسی به عقاید کارکنان خود را انکار می کنید و دوم آنکه این ریسک را می پذیرید که به احساس دخالت آنها در مسیر حرکت سازمان آسیب وارد سازید که خود یک عامل ضدانگیزشی است

راه های موثر در ارتباط موثر

مدیریت تغییر موفق نیاز به ارتباطات دو طرفه برای رسیدن به کامیابی دارد. برای کار بر روی هر برنامه ای، افراد باید به چشم انداز، به برنامه و به افرادی که قرار است آن را اجرا کنند، اطمینان داشته باشند. یقینا اگر با کارکنان ارتباط برقرار نکنید، برنامه مدیریت تغییر شما به آهستگی به جلو حرکت می کند.

موثرترین راه برای ارتباطات از طریق عمل است. کارکنان به دنبال تغییر در زبان، آهنگ صدا و همچنین نشانه هایی از رویکرد جدید مدیریت ارشد و جو تلاش مشترک در تمامی ارتباطات داخلی سازمان خواهند بود.

گفت و گو نوعی از ارتباطات است که کمتر از ارزش واقعی به آن بها داده می شود. بهترین و عملی ترین عقاید برای آنکه برنامه تغییر شما را موفق گرداند، عقایدی است که از کارکنان تان است. بنابراین اگر با آنها صحبت نکنید، یک داده بالقوه ارزشمند را از دست می دهید. همچنین اگر شما به دنبال همکاری کارکنان هستید، بهترین راه برای بدست آوردن آن، آن است که به آنان این احساس را بدهید که نقشی را در اجرای برنامه مدیریت تغییر بازی کرده اند.

افراد در مورد درستی و اعتبار آنچه به آنها در مورد برنامه تغییر گفته می شود، برطبق چیزهایی که می بینند و در اطراف آنها در حال وقوع است، قضاوت می کنند، خصوصا در جائیکه این امر ، مدیریت ارشد را درگیر کند. آنها ( عاملان تغییر و عاملان ارتباط ) باید به آن چه دیگران را موعظه می کننده، خود عمل کنند.

ارتباطات درون و برون سازمانی در مدیریت تغییر

در مدیریت تغییر باید به خاطر داشت که این تغییر یک موضوع داخلی ( سازمان ) نیست و یقینا مشتریان و تامین کنندگان را تحت تاثیر خود قرار می دهد. آنها هم نیاز دارند که به برنامه اطمینان پیدا کنند، اما نه از همان راهی که به کارکنان داخل سازمان می گویید.

ارتباطات با شنوندگان خارجی ( سازمان ) به کثرت ارتباطات داخلی نباشد ولی نیاز به مدیریتی احتیاط آمیز دارد و تمام سعی شان این است که به آنها درباره کاری که انجام می دهید و چرایی آن، پیامی مثبت بدهید و هرگونه اطلاعات لازم را در طول پیشرفت برنامه به آنها بدهید. بطور کلی در برنامه های تغییر، هم در خارج از سازمان و هم در داخل سازمان باید ارتباطات برقرار باشد. اما آهنگ و سبک پیام ها بسیار متفاوت اند و همکاران و کارکنان داخلی باید در اولویت قرار گیرند. در این مرحله نقش روابط عمومی بعنوان پل ارتباط داخل و خارج از سازمان بسیار حائز اهمیت است.

روابط عمومی در حلقه مدیریت تغییر

اگر افراد برای موفق ساختن برنامه تغییرتان برانگیخته نشوند ( انگیزه لازم به آنها داده نشود ) این برنامه تغییر کارساز نخواهد بود. ممکن است کارکنان شما دارای عقاید بسیار خوبی برای تغییر باشند. اما اگر با آنها به طرزی شایسته صحبت نکنید و به آنچه آنها می گویند گوش ندهید، هیچ وقت از آن مطلع نخواهید شد. هر قدر بیشتر از مشارکت آنان بهره مند شوید حمایت بیشتری را برای کل برنامه بدست آورده اید.

روابط عمومی بعنوان سخنگو و معرفی سازمان به مشتریان داخلی و خارجی سازمان فعالیت می کند، و از این رو با انتقال صحیح پیام توازن و قدرت ارتباطات را در مدیریت تغییر کنترل می کند. همچنین روابط عمومی می تواند مدیریت تغییر را به یک راه بدون شکست تبدیل کند. زیرا مشخصا هر فردی که در فرایند مدیریت تغییر درگیر است بر روی اساس دستیابی به برنامه های تغییر زمان بندی شده کار می کند. اما نرسیدن به یک هدف لزوما چیز بدی نیست. اولا آنکه از نقطه نظر یک مسئول روابط عمومی، یک شکست در یک برنامه تغییر قبل از شروع برنامه تغییر بعدی می تواند افراد را نه برای نسبت دادن تقصیر به شخصی، بلکه برای بحث و تبادل نظر پیرامون موضوع، درس گرفتن از جایی که کار به اشتباه انجام شده و سرانجام توافق بر سر راه هایی که کار به درستی انجام پذیرد، گرد هم جمع نماید.

جبران شکست برنامه تغییر با راهکار روابط عمومی

شکست در هر یک از برنامه های جزئی تغییر می تواند به سود برنامه تمام شود، چرا که باعث جمع شدن کارکنان دور هم می شود. تمرکز دوباره آنان را بر روی ارزش یک پروژه جمعی و مشترک منعطف می سازد و برای آغاز دوباره اهداف تان به شما فرصت می دهد.

این امر فرایند حیاتی ارتباطات است و به افراد احساس هدف داشتن می دهد. نیروی عقب نشینی همچنین فرصتی برای بازگویی چشم انداز و فرایند رسیدن به آن به کلیه کارکنان و تقویت دوباره پیام های کلیدی در مورد برنامه است.

در کلام آخر !

هزینه اجتناب از فرهنگ تغییر بسیار زیاد است. ادموند بورک معتقد است: کشور بدون توانایی تغییر به مثابه کشوری بدون توانایی حفاظت از منابع طبیعی خود می باشد. و از آنجا که ارتباطات مایه حیاتی هر برنامه تغییر است، توجه به آن بسیار ضروری است.

گروه کسب وکار هومه نیز با اهمیت به مقوله روابط عمومی و حضور کارشناسان خبره این حوزه فعالیت های تبلیغات و برندسازی خود را با پایه توجه به ارتباطات بنا نهاده است.

هومه با شعار مبتکر در بهبود تجارت ، بعنوان یک همراه قوی در کنار شما و مجموعه کسب وکارتان است.