شرح وظایف روابط عمومی سازمان ها، نهادها، شرکت ها، و کسب و کارهای کوچک و بزرگ تولیدی به طور کلی به هفت فعالیت تقسیم بندی می شود که هر کدام از این فعالیت ها دارای ریز فعالیت هایی است که به شرح زیر می باشد:
فعالیت اول روابط عمومی : مدیریت رسانه و اطلاع رسانی
- فعالیت بعنوان سخنگوی دائم سازمان در برنامه های خبری، جشنواره و نیز اطلاع رسانی خبری
- تعیین پاسخگو به رسانه در مباحث و موضوعات تخصصی و برنامه های جاری سازمان
- انعکاس فعالیت ها، برنامه ها و طرح های سازمان به مردم، دولت، نهادها و سازمان های داخل و خارج از کشور
- سخنگوی سازمان
- تهیه و تدوین بیانیه ها، اطلاعیه ها، آگهی ها و پیام های سازمان
- ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه های گروهی
- انتشار نشریه ادواری داخلی در چارچوب قوانین مصوب
- انتشار نشریه ادواری و غیرادواری برای عمومی مخاطبان
- تهیه عکس، اسلاید، فیلم، تیزر، گزارش، گزارش آگهی نوارهای صوتی و دیگر فعالیت های سمعی و بصری و نوشتاری و رایانه یی از فعالیت های سازمان و آرشیو آن ها و انعکاس و پخش آنها از طریق رسانه های گروهی
- انتشار عملکرد سازمان و واحدهای زیرمجموعه آن در چارچوب قوانین مصوب
- برپایی نمایشگاه های گوناگون و شرکت در نمایشگاه های مرتبط
- طراحی و اجرای فعالیت های ارتباطی و تبلیغی کلان سازمان
- پیگیری انجام به موقع وعده های مسئولین سازمان به منظور انعکاس نتایج حاصل
- فرصت سازی رسانه یی و تولید خبر به منظور مستمر نگه داشتن ارتباط بین سازمان و رسانه ها
- تهیه سرفصل موضوعی و یا متن کامل سخنرانی مسئولین سازمان در همایش ها، برنامه های سازمان و یا مصاحبه ها و اجلاس های خبری
- دریافت روزنامه های رسمی و محلی از طریق اینترنت و بررسی آنها
- انعکاس راهکار حل مشکلات واحد مربوط ( مردمی، کارکنان، مسئولان و … ) به مدیریت روابط عمومی مجموعه یا مقام ارشد سازمان
- پیگیری در تسریع پاسخگویی به شکوائیه های مردمی در جراید ارسالی
- انجام نظرسنجی و انعکاس نتایج
- ایجاد کانال ارتباطی مردمی با سازمان و اخذ نظرات ایشان در جهت اصلاح و بهبود امور
- بررسی مطالب طرح شده در رسانه های گروهی و مجامع عمومی در ارتباط با فعالیت های مستقیم و غیرمستقیم سازمان و مجوعه های وابسته به منظور اطلاع رسانی، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم
- تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مجموعه ها و مدیران سازمان
- تهیه و تنظیم اطلاعات پایه یی از سازمان برای ارائه به مراجعان و میهمانان سازمان
- انتشار عملکرد سازمان در قالب های مناسب برای عرضه در نمایشگاه و هم اندیشی ها و ارسال به مطبوعات، هنرمندان، مسئولان، نخبه گان جامعه، نمایندگان مجلس شورای اسلامی و سایر اندیشمندان جامعه
- تدوین برنامه ادواری مصاحبه های مسئولان با مطبوعات و برگزاری نشست خبری متناسب با اولویت های سازمانی در زمینه اطلاع رسانی و نیازهای افکار عمومی
- تهیه و تنظیم مقاله ها، اخبار و گزارش های مورد نیاز نشریات با هدف اطلاع رسانی و فرهنگ سازی
- برقراری ارتباط مستمر و قوی با صدا و سیما به عنوان رسانه عمومی و استفاده از کلیه فضاهای رسانه یی جهت آموزش، فرهنگ سازی و اطلاع رسانی
- برقراری ارتباط با خبرنگاران، برگزاری جلسات توجیهی و آشناسازی آنها با خدمات حوزه درمان و زیرمجموعه ها
- تهیه و انتشار اخبار غیر حوادث و خبرساز در کمتر از ۱۲ ساعت
- تهیه و انتشار اخبار حوادث ویژه و خبرساز در کمتر از ۶ ساعت
- برگزار نشست خبری به صورت فصلی
- ایجاد ارتباط احسن با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاری ها و بهره برداری بهینه از آن ها برای اطلاع رسانی به مردم
- ارسال اخبار برای مدیریت روابط عمومی اصلی سازمان ( در صورت زیرمجموعه بودن روابط عمومی )
- برگزاری سفرهای مطبوعاتی و اعزام خبرنگاران برای بازدید از طرح های شاخص و مهم سازمان
- پیگیری اخبار کذب و غلط منتشر شده در رسانه ها و دادن جوابیه در کمتر از ۲۴ ساعت
- تهیه و ارسال زیرنویس و پیام های مرتبط با خدمات سازمان به مطبوعات و صدا و سیما
- ایجاد و یا پشتیبانی وب سایت سازمان و به روزرسانی مطالب آن
- ایجاد ارتباط با روابط عمومی سازمان های وابسته به منظور تبادل اخبار و اطلاعات و بررسی نشریات، کتب و مقالات و اجرای برنامه های تبلیغاتی مشترک از طرف آنها به منظور انجام هماهنگی های لازم
- بررسی و استخراج مطالب و تهیه و متون لازم از بولتن های منتشره توسط روابط عمومی های زیرمجموعه سازمان و ارگان ها در رابطه با موضوعات مورد فعالیت سازمان
- اجرای طرح های لاطم به منظور تنظیم گزارش ها و اطلاعیه های مختلف جهت آگاهی افکار عمومی از پیشرفت های علم در حوزه فعالیت های سازمان
- ایجاد شبکه الکترونیکی ارتباطی، کانال های خبری و اطلاع رسانی و سایر ابزارهای ارتباطی بین واحدهای زیرمجموعه سازمان و مدیریت ستادی روابط عمومی سازمان و سایر دستگاه های وابسته جهت تسریع در انعکاس خبرها و فعالیت ها
- · مدیریت اخبار و اطلاع رسانی های مرتبط با فعالیت های سازمان در فضای مجازی
- رصد اخبار منتشر شده در فضای مجازی و مدیریت اطلاعات منتشر شده در رسانه های مجازی
فعالیت دوم روابط عمومی: افکارسنجی و پژوهش
- بررسی دیدگاه ها و سنجش افکار عمومی مردم، مخاطبان و خدمت گیرندگان سازمان در چارچوب وظایف و در قالب طرح های تحقیقاتی و ارائه نتایج حاصل به مافوق به منظور اتخاذ روش های اجرائی مطلوب و تدوین طرح ها و برنامه های اجرائی و ارتباطی مناسب
- نظرسنجی از عمومی مردم در میزان رضایت آنها در حیطه های خدمت رسانی
- سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راهکارهای مناسب درخصوص دستیابی به اهداف و رسالت های سازمانی به مدیریت مجوعه
- طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هر چه تمامتر در بهبود جریان امور سازمان
- پیگیری اجرای نظام پیشنهادات کارکنان
- بررسی پیشنهادهای دریافتی از سوی کارکنان و ارجاع به بخش های ذی ربط و تقدیر مناسب از پیشنهاد دهندگان
- برگزاری مراسم تقدیر از ارائه دهندگان پیشنهادهای مهم در پایان هر سال
- نقد و بررسی بازتاب فعالیت های سازمان در نظر اقشار مردم به ویژه نخبگان، رسانه ها و دستگاه ها از یکسو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت سازمان
- تهیه گزارش های تحلیلی ادواری ( ماهانه / فصلی / سالانه ) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارائه به مدیریت سازمان
- تدوین مقالات علمی و تخصصی درخصوص فعالیت های انجام شده در سازمان
- برنامه ریزی اطلاع رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به منظور تنویر افکار عمومی
- جمع آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیت ها، اقدامات، طرح ها و برنامه های سازمان به منظور تنظیم گزارش، خبر و سیاست های خبری و تبلیغاتی و اجرای طرح های ارتباطی و انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی سازمان از طریق:
- شرکت در جلسات مهم سازمان
- شرکت در شورای معاونان و جلسات سیاستگذاری در سطح مدیران و معاونان رده اول سازمان
- شرکت در گرده همایی ها
- حضور در سفرهای داخلی و خارجی در صورت تایید مدیریت سازمان
- ارتباط مستقیم با مردم، جراید، خبرگزاری ها، رسانه های گروهی داخلی و خارجی
- ارتباط مستقیم و مستمر با مدیران سازمان و توابع
- دریافت گزارش فعالیت ها، صورت جلسات شوراها، مکاتباتی که ارزش اطلاع رسانی دارند، طرح ها و برنامه های واحدهای زیرمجموعه سازمان
- برقراری ارتباط با روابط عمومی های توابع و نهادهای دولتی و خصوصی برحسب ضرورت از طریق به کارگیری ابزار ارتباطی مناسب
- پشتیبانی، تحلیل و توجیه ارتباطی طرح ها و برنامه های اجرایی سازمان به منظور روشن شدن اذهان عمومی
- حضور در مراکز قانون گذاری و سیاست گذاری در سطوح عالی سازمان و ارتباط با نمایندگان مردم در مجلس و شورای شهر و سیاستگذاری پیرامون وظایف و عملکرد سازمان
- انتقال نظرات، تجربیات و پیشنهادات مدیران میانی سازمان به مدیریت عالی به جهات تسهیل در امور و اجرای هر چه بهتر طرح ها و برنامه های سازمان
- ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان و توابع زیرمجموعه سازمان از طریق:
- برقراری جلسات داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس پیشنهادها و انتقادهای کارکنان به مسئولان
- ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حسن اجرای امور انتشاراتی، تبلیغاتی و ارتباطی حوزه ستادی سازمان با مجموعه توابع
- تدوین شرح وظایف روابط عمومی برای سازمان و توابع و تلاش برای اصلاح و ارتقای سطح روابط عمومی های تابعه سازمانی
- مطالعه، بررسی، ارزیابی برنامه ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی و فعالیت های آن به منظور ارتقای کیفیت و بهینه سازی فعالیت های تبلیغاتی، انتشاراتی و ارتباطی براساس روش های پیشرفته و به روز آموزش مستمر همکاران روابط عمومی سازمان و توابع سازمانی و نیز تشکیل دوره ها یا نشست های توجیهی کوتاه مدت برای مدیران و کارکنان سازمان در زمینه روابط عمومی و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهای سازمان در این زمینه ها
- مشارکت و برنامه ریزی جهت برگزاری هم اندیشی ها، اجلاس ها، نمایشگاه ها و کمیته های بازرگانی، صنعتی، تبلیغاتی، فرهنگی، هنری و فنی سازمان
- تعیین بودجه و فلوچارت اجرایی تبلیغات و اطلاع رسانی طرح های سازمان و اعلام آن به واحدهای تابعه
- تدوین برنامه عملیاتی سالانه در ابتدای هر سال و اعلام به مراجع بالادستی جهت همسوسازی فرآیندها
- تهیه گزارش های عملکرد دوره یی به موقع و کامل از فعالیت های روابط عمومی
- نوآوری، خلاقیت و طراحی فعالیت های جدید در قلمرو وظایف روابط عمومی
- طراحی و برنامه ریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان و مردم و دستگاه ها و مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد.
- نظارت و ارزیابی فعالیت ها و اعمال نتایج حاصل بررسی و نقادی سیاست ها، اقدامات و برنامه های سازمان از زاویه روابط عمومی و طرح نظریه های اصلاحی پیشنهادی برای ارائه به مدیریت سازمان
- برقراری ارتباط با واحدهای مطالعاتی و تحقیقاتی
- تهیه، تنظیم و پیشنهادهای برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی
- همکاری با واحد مربوطه به منظور بکارگیری فناوری های نوین اطلاعاتی در راستای تحقق دولت الکترونیک
- برقراری حسن ارتباط بین کارکنان سازمان از طریق انعکاس نظرها و پیشنهادهای آنها به مقامات ذی ربط
- مشارکت و مشاوره در انتخاب و تایید مسئولین روابط عمومی توابع سازمان
- ارتباط با مسئولین روابط عمومی توابع سازمانی جهت هماهنگی در اطلاع رسانی طرح های مختلف ابلاغی از سوی وزارت بالادستی و انعکاس عملکرد به مدیران بالادستی
- شرکت در کنگره ها، کارگاه ها و کلاس های آموزشی در حوزه روابط عمومی و ارتقای دانش فردی در زمینه روابط عمومی
- اجرا و انجام امور محوله از سوی مدیریت سازمان یا مدیر روابط عمومی ستادی سازمان و انعکاس نتایج حاصل به مسئولین ذی ربط
- برگزاری جلسات مدون و منظم به منظور آگاهی از عملکرد مسئولین روابط عمومی توابعه سازمان و انتقال نظرات، انتقادات و پیشنهادات آنها به مسئولین ذی ربط و نیز همفکری در جهت ارتقاء جایگاه روابط عمومی
فعالیت سوم روابط عمومی: امور فرهنگی و نمایشگاه ها و تبلیغات
- مشارکت در برگزاری هم اندیشی ها و گردهمایی تخصصی و عمومی سازمان
- مشارکت در امر پوشش تبلیغی ساختمان ها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبت های ویژه
- تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضاسازی فرهنگی – تبلیغی در ساختمان ها و محوطه ها
- مدیریت نمایشگاه ها در خارج و داخل سازمان
- پیگیری طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهداء به مخاطبان متناسب با سلائق و علائق اقشار مختلف
- تهیه، تدوین و اجرای تقویم مراسم داخل سازمان
- راه اندازی و اداره موزه و اتاق انتظارات سازمان
- تدوین تقویم سالانه مراسم و نمایشگاه های داخل و خارج از سازمان
فعالیت چهارم روابط عمومی: انتشارات
- تدوین کتب، جزوه ها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان
- گردآوری و نشر اطلاعات و اخبار و گزارش های مربوط به سیاست ها، فعالیت ها، طرح ها و برنامه ها، با شیوه ها و قالب های موثر و مناسب
- تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارائه به افکار عمومی
- انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی سازمان
- ساخت تیزرهای تبلیغاتی در جهت انتشار سیاست های سازمان و آگاه سازی مردم
- مشارکت و همکاری در ساخت برنامه های تلویزیونی، سریال ها و فیلم ها به جهت انتقال درست مباحث فرهنگ سازی سازمان و نیز اطلاع رسانی مردم از خدمات سازمان
- انتشار ماهنامه و گاهنامه
- تهیه جزوه، پمفلت و بروشور و توزیع متناسب با نیاز گروه های هدف جامعه
فعالیت پنجم روابط عمومی: مستندسازی
- جمع آوری هرگونه اخبار سازمان به روش های گوناگون
- تهیه بریده جراید و بولتن خبری در سطح استان
- تهیه آرشیو فیلم و صدا از اخبار منعکس شده از صدا و سیما
- تهیه آرشیو عکس و فیلم از اقدامات، جلسات، برنامه ها، همایش ها، مانورها، حوادث و …
- · فراخوان جهت جمع آوری آثار فرهنگی هنری ( داستان، شعر، مقاله، نقاشی و … )
- تهیه بانک های اطلاعاتی از کارکنان شاغل در سازمان
- آرشیو اطلاعاتی، مطبوعاتی، سمعی و بصری و رایانه یی مرجع در ارتباط با فعالیت های سازمان و روابط عمومی با روش های پیشرفته به منظور کاربردهای ارتباطی و استفاده همکاران
- ارشیو اطلاعات سمعی و بصری و مکتوب مربوط به اجرای طرح ها در سفرهای سازمانی
- ایجاد بانک اطلاعاتی در زمینه موجودی کتاب ها، نشریات، روزنامه ها و مدیریت انبار روابط عمومی سازمان
- ایجاد بانک اطلاعاتی از متخصصان، مدیران و کارکنان و مخاطبان و گیرندگان خدمت سازمان
- تهیه فهرست پستی برای تعامل با رسانه های گروهی و ارسال محتوای خبری
فعالیت ششم روابط عمومی: امور تشریفاتی
- حضور در نمایشگاه های بین المللی و هم اندیشی ها و همایش های مختلف به منظور تعامل هر چه نزدیک تر با عموم
- بزرگداشت ایام از طریق ساخت و پخش کلیپ، برگزاری مراسم ویژه، نصب بنر و ارسال خبر و نیز تجلیل از کارکنان برتر در هر حیطه
- پوشش خبری مراسم ها و همایش ها
- تعامل با صدا و سیما در جهت انعکاس خدمات، دستاوردها و افتخارات سازمان ( شبکه استانی و مرکزی )
- تهیه بانک جامع اطلاعات خبرگزاری ها و رسانه های گروهی
- تعامل با رابطین روابط عمومی های توابع برای ارتباط دوسویه بین خبرنگار و محیط سازمان
- اجرای امور نگارشی و هنری در زمینه های تبلیغاتی و انتشاراتی سازمان و توابع
- اجرا و ارائه خدمات و برندهای فرهنگی تبلیغی و هنری در قالب های گوناگون به همکاران
- عقد قرارداد با مجریان طرح های روابط عمومی که به خارج از سازمان سفارش داده می شود
- فراهم نمودن امکانات برگزاری مراسم، سخنرانی ها، جشن ها و فعالیت های مذهبی و ملی و … سازمان
- انجام و یا مشاوره ( در صورت وجود واحد تشریفات مشاوره و تایید واحد روابط عمومی در سازمان کافی است ) کلیه امور تشریفاتی و استقبال و بدرقه میهمانان سازمان
- تنظیم برنامه مسافرت و بازدیدهای رسمی هیات ها و مقامات داخلی سازمان
دپارتمان روابط عمومی و تبلیغات هومه با تکیه بر فنون ارتباطات و تبلیغات و تدوین یک برنامه استراتژیک، علاوه بر افزایش فروش، به کسب و کار شما در میان مشتریان، همکاران و عموم مردم هویت اجتماعی می بخشد. همچنین به شما در این زمینه که چه تبلیغاتی، در چه زمانی، در چه بازار هدفی و با چه محتوایی برای شما لازم است، بعنوان یک مشاور و مجری تبلیغاتی و روابط عمومی باتجربه در کنار شما قرار دارد.
مشاور تبلیغاتی و روابط عمومی برای هر مجموعه ای لازم و ضروری است. دنیای امروز ما، با پیشرفت تجهیزات الکترونیکی و نفوذ اینترنت در زندگی روزمره مردم، تبلیغات، روابط عمومی و وب برندینگ را در رونق و تداوم کسب و کار تبدیل به یک علم و حرفه تخصصی کرده است. علمی که با ادغام علوم بازاریابی و فروش، دیجیتال مارکتینک، برندسازی، مدیریت و علوم ارتباطات می تواند تاثیرات بسزایی را در همسویی بازار با اهداف کسب و کارها داشته باشد.
مهدی ارجمندی از مدیران و مشاورین برتر هومه در حوزه روابط عمومی و تبلیغات بصورت شبانه روزی آماده خدمات مشاوره به شما عزیزان است. هومه همراه شماست!
فایل پی دی اف شرح وظایف روابط عمومی را از اینجا دانلود کنید.
