اخراج خوب، به‌مراتب از استخدام خوب کارگشاتر است. ولی اخراج کارکنان بدون برنامه ریزی صحیح، موقعیت خطرناکی است که هر لحظه ممکن است برای هر کسب‌وکاری پیش بیاید. گاهی مدیر در یک لحظه به جایی می‌رسد که می‌بیند تمام سرمایه‌گذاری، زمان و فرصتی که در اختیار یک فرد قرار داده، دیگر نتیجه‌ای ندارد.
فرآیند اخراج چه برای مدیریت و سازمان خوشایند باشد و چه نباشد، مانند تمامی زیرسیستم‌های دیگر دارای یک آداب، باید‌ها و نبایدهای مرتبط با خودش است. و باید در اسرع وقت و به محترمانه‌ترین شکل ممکن انجام شود. به‌گونه‌ای که هم کارفرما و هم کارمند کمترین صدمه از آن را ببینند.
اگر آداب اخراج یا تعدیل نیروها به درستی رعایت نشود، میتواند بسیار آسیب‌رسان و حتی برای سازمان مهلک باشد. یکی از مهمترین راهکارها، وجود مدیرانی با روابط عمومی بالا و به عبارت دیگر، تشکیل و راه اندازی واحد روابط عمومی قوی و منعطف است.
مدیران مجموعه برای آنکه کارکنان خود را تعدیل یا اخراج کنند می بایست مواردی را رعایت کنند، که در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:
- روابط عمومی را در فرایند تعدیل یا اخراج همراه کنند
اخراج یک کارمند، تعدیل نیرو، نگاه مستقیم به چشمان شخصی و گفتن اینکه دیگر منبع درآمد ندارند، یکی از سخت‌ترین کارهایی است که شما به عنوان صاحب یک کسب و کار باید انجام دهید. غالباً این کار برای شخصی که خبر بد را می‌دهد درست به اندازه‌ی همان فردی که خبر به او داده میشود، سخت و دشوار است. اما چه باید کرد؟ کاری نمی‌توان کرد، این پروسه بالاخره باید انجام شود و در واقع باید قبول کرد که اخراج نیز جزئی از کسب و کار است.
روابط عمومی ها بعنوان تقویت کنده روابط عاطفی مدیران و کارکنان و همچنین همراه کردن کارکنان، جلب مشارکت و اعتماد آنان برای پیشرفت های مادی و معنوی سازمان در سازمان ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ نقش بسزایی دارند و می توانند داشته باشند. ( می توانید ۶ دلیلی که کسب و کارهای کوچک به روابط عمومی نیاز دارند را از اینجا بخوانید )
اگر در مجموعه کاری خود هنوز واحد روابط عمومی تشکیل نداده اید می توانید از مدیرانی که ارتباط خوبی با کارکنان شما دارند، کمک بخواهید.
- حتماً پیش از اخراج یا تعدیل نیرو به فرد یا افراد حداقل یکبار هشدار دهید
موفقیت یک مدیر نشانه محبوبیت او نیست ولی یک مدیر موفق محبوب از ثبات کاری بالاتری برخوردار است. مدیر باید از قبل به کارمند نشان دهد کجای کارش ایراد دارد و به او گوشزد کند، و اینکه او موظف است آن ایراد را درست کند و اگر نتوانست، آنگاه در مورد اخراج شدنش تصمیم بگیرید. حداقل این مورد باعث میشود کارمند نزد خود، توهم خوب بودن نداشته باشد و نزد سایر کارمندان قیافه حق به جانب نگیرد.
- بهتر است از این عبارت استفاده کنید: “اخراج شما ضروریست”
وقتی آن فرد که قرار است اخراج شود در مورد دلیل اخراج شدنش می پرسد؛ باید صادقانه و مؤدبانه علت را برای او توضیح دهید. در طول این مدت باید آرامش خود را حفظ کنید و فرد را متهم نکنید. به یاد داشته باشید که آن شخص هرگز نباید احساس کند به او حمله شده است. ولی ممکن است گاهی با مهربانی زیاد و ملاطفت فراوان موجب شوید کارمند بابت حفظ شغل خود از شما خواهش کند که تصمیمتان را عوض کنید، اگر تصمیم شما قطعی است، پس فضا را به نحوی مدیریت نکنید که کارمند احساس کند باید از شما مدام طلب بخشش کند تا شما به او فرصت تازه ای دهید؛ زیرا زمانی که کارمند از شما خواهش می کند ممکن است در آخر حس کند به او بی احترامی شده و غرورش نادیده گرفته شده ، پس به او احترام بگذارید
- به او اختیار بدهید تا نحوه فاش کردن این خبر را خودش انتخاب کند
توجه داشته باشید، زمانی که موضوع اخراج را با کارمند مطرح می کنید حتما با دلیل و توضیحات کامل به او منتقل کنید در نهایت به او بگویید دوست نداشتید به هیچ عنوان کارمندان از اخراج شما مطلع شوند و با توجه به سایر استعداد های شما حتما در مکان های دیگر موفق خواهید شد، سپس او را کمی تنها بگذارید تا بتواند قبل از مراجعه با همکاران ، شرایط جدید خود را در ذهنش جا بیندازد.
- با او احساس همدردی و درک متقابل داشته باشید
با کارکنان رفتاری آمیخته با احترام داشته باشید. کارکنان اخراج شده، تجربه قطع همکاری خود را با دیگر کارکنان که در سازمان باقی مانده‌اند، در میان می‌گذارند. زمانی‌که مدیران رفتار آبرومندانه‌ای با کارکنان اخراج شده ندارند، کارکنان باقیمانده در سازمان ممکن است به این نتیجه برسندکه برای سازمان بی‌ارزش هستند و این رویداد، آنها را هراسان می‌سازد و ممکن است سایر کارمندان را هم به ترک سازمان سوق دهد. شاید دارا بودن یک تیم روابط عمومی موفق در کنار مدیران منابع انسانی بتواند به سوالاتی در این زمینه پاسخ دهد و احساسات عاطفی آنها را تسکین دهد، به سازمان کمک می کند.
- هیچوقت کسی را پنجشنبه یا قبل از تعطیلات اخراج نکنید، چون تعطیلات بدی را تجربه خواهد کرد
خبر بد را نباید در زمان بد به اطلاع افراد رساند. در مورد خبر اخراج کارمندان نیز این زمان باید کاملا هدفمند و سنجیده انتخاب شود. تجربه نشان داده که ساعات پایانی یکی از روزهای اول هفته کاری بهترین زمان برای اعلام خبر برکناری و اخراج افراد به آنهاست، چراکه در طول هفته خواهند توانست به دنبال شغل جدیدی بگردند و بخشی از درد و رنج ناشی از اخراج شدن را کمتر احساس کنند. این زمان مزیت دیگری نیز دارد و آن اینکه فرد را از تجربه یک آخر هفته سخت و غمبار که طی آن هیچ کاری از عهده افراد ساخته نیست، نجات خواهد داد
- جلسه ای برای توضیح علل اخراج به سایر کارکنان “نداشته باشید!”
واقعیت آن است که تیم مدیریت چه بخواهد و چه نخواهد، کارمندان درباره آنچه رخ داده صحبت خواهند کرد و هر قدر مسئولان شرکت، با رفتار یا گفتار خود، تلاش بیشتری کنند تا این مباحث خاتمه یابد و به اصطلاح سرکوب شود، این موضوع بیشتر مورد بحث کارکنان قرار می‌گیرد و کارمندان باقیمانده، بدون توجه به خواست مدیریت، نتیجه‌گیری خود درباره تعدیل یا اخراج همکارانشان را درفعالیت‌های خود تأثیر خواهند داد. بهبود اوضاع پس از تعدیل یا اخراج درصورتی رخ خواهد داد که مدیران و کارمندان اجازه یابند تا درباره آنچه رخ داده، آزادانه بحث کنند.
از برگزاری جلسات سخت با کارکنان باقیمانده در محل کار گریزان نباشید. به آنها بگویید که چگونه اخراج، وظایف موجود آنها یا ساختار بخش و اداره را تغییر خواهد داد. برخی از آنها برای حفظ شغل خود انگیزه بیشتری پیدا خواهند کرد و به آسانی تکالیف و وظایف جدید را خواهند پذیرفت. اگر کارکنان باقیمانده شاهد جلسات متعددی (درهای بسته) باشند، خواهند ترسید. در صورت امکان، به آنها بگویید که در طول جلسه چه چیزی مورد بحث قرار گرفته است.
- برنامه ریزی برای اخراج بسیار مهم است، برخی افراد کلیدی از این برنامه باید مطلع باشند
در جلسه اخراج لازم است به‌صورت شفاف و روشن دلایل این تصمیم سازمان را بیان کنید. مسئله مهم در اینجا بیان واقعیت‌ها است. به‌طور مثال اگر علت اخراج فردی، عملکرد ضعیف او است لازم است این موضوع را با جزییات برایش توضیح دهیم. این کار به ما کمک می‌کند در مورد تصمیم به اخراج بیشتر فکر کنیم.
آیا دلایلی که برای اخراج شخصی داریم، قانع‌کننده است؟ آیا راه حل دیگری در این زمینه وجود ندارد؟ و سوال‌ها دیگری که قبل از اینکه تصمیم به اخراج بگیریم باید پاسخ آنها را داشته باشیم. زمانی‌که مطمئن هستیم دلایل کافی برای این کار وجود دارد باید این دلایل را برای فردی که می‌خواهیم اخراج شود نیز توضیح دهیم.
در این مورد دو نکته مهم را فراموش نکنید. اول اینکه اگر به دلایل اخراج کسی ایمان ندارید و خود شما در این مورد قانع نشدید، دلایل دیگری را برای این کارتان بیان نکنید مثلاً اگر شخصی به علت عملکرد ضعیف اخراج میشود هرگز به او نگویید علت اخراج او برنامه کاهش تعداد کارکنان شرکت است. نکته دوم این است اگر معتقد هستید که بخشی از دلیل اخراج به اشکالات موجود درسازمان بر می‌گردد به آن هم اعتراف کنید و کاستی‌های سازمان که باعث بروز این مشکل شده است را نیز بیان کنید.
لازمه تحقق این موضوع داشتن برنامه ریزی برای خراج و آگاهی افراد کلیدی برای جمع آوری اطلاعات و حفظ امنیت روحی کارمندان است.
- در مورد بار حقوقی علل اخراج، با وکیل یا شخص آگاه مشورت کنید
بیان جملاتی همچون «تمام حقوق و مزایای شما تا پایان این ماه پرداخت خواهد شد» یا « در ازای مرخصی استحقاقی استفاده نشده شما نیز مبلغ قابل‌توجهی پرداخت خواهد شد» میتواند آرامش‌بخش و تسکین‌دهنده باشد. برای آنکه بتوانید این آرامش را منتقل کنید و همچنین برای اینکه سیستم را با چالش های حقوقی درگیر نکنید لازم است با کارشناسان خبره حقوقی مشورت کنید.
- اخراج لزوماً یک عمل منفی نیست و میتواند به نفع شخص اخراج شونده باشد
اخراج کارمندان همیشه اتفاق بدی هم نیست و ممکن است حتی مفید هم باشد. درست است که شاید در ابتدا اتفاق ناراحت‌کننده‌ای به نظر برسد اما میتواند یک ناراحتی موقت برای شما باشد. در واقع فردی که در شغلش موفق نیست و برای این کار ساخته نشده، بهتر است که به دنبال موقعیت شغلی دیگری باشد تا در آن حرفه موفقیت‌های بهتری داشته باشد.
وقتی کارمندی که کارایی لازم را ندارد از کارش برکنار میشود، این فرصت و آزادی برایش به وجود می‌آید که مسیر زندگی‌اش را تغییر دهد و به سمت یادگیری، آموزش یا استخدام در حرفه مطلوب دیگری برود.
کلام آخر!
در نهایت باید بدانیم که اگر مجبور به اخراج فردی از محل کار شدیم به این معنا است که قبلا اشتباهی مرتکب شده‌ایم و الان باید تاوان آن را بدهیم. در زمان اخراج کارکنان، از خود بپرسیم کجای کارمان ایراد داشته است؟ استخدام، آموزش، انگیزش، ارتقا یا بخش دیگری از کارمان دچار مشکل بود؟ در هر صورت مطمئن باشید یک‌جای کارتان ایراد داشت. ایرادات را پیدا کنید و درصدد رفع آنها برآیید.
