همه مدیران و حتی مردم باید مشتاق باشند که تاثیر عمومی اقدامات خود را بررسی کنند. شاید این موضوع باعث می شود که عده یی در برقراری ارتباط پیشرفت می کنند و از ایجاد ارتباطات مناسب نمی هراسند. روابط عمومی اصطلاحی است که برای توضیح شیوه انتقال موضوعات و پیام ها میان سازمان ها و شرکت ها و عموم مردم به کار می رود. روابط عمومی را به صورت داخلی انجام دهید یا افراد متخصص را برای این کار استخدام کنید.
تقویت وجهه سازمان
حسن شهرت هر سازمان یکی از دارایی های بسیار مهم و حیاتی آن است. نقش اصلی روابط عمومی ایجاد و افزایش حسن شهرت و محافظت از آن در برابر آسیب های احتمالی است. متخصصین روابط عمومی طبق برنامه ای کار می کنند که با استراتژی کلی و بلند مدت سازمان در ارتباط است.
هفت نکته برای تبدیل شدن به متخصص روابط عمومی از مطالبی است که شاید برای شما مفید باشد
آنها تکنیک های خاصی را برای تکمیل فعالیت های تبلیغاتی هزینه بر به کار می گیرند و آگاهی عمومی را افزایش می دهند. موثرترین تبلیغات تعریف و تمجیدهای شفاهی است، این نوع تبلیغات مجانی باید یکی از اهداف اصلی روابط عمومی باشد.
هنگام برخورد با یک روزنامه نگار متخاصم خونسردی خود را حفظ کنید و چیزی نگویید که روابط عمومی خوب شما را خدشه دار کند.
کار با روابط عمومی
در شرکت های کوچک ممکن است بخش روابط عمومی توسط مدیر یا کارکنانی اداره شود که لزوما تخصصی در رسیدگی به مسائل تبلیغاتی و … ندارند. در سازمان های بزرگتر وجود ادارات روابط عمومی داخلی، به ویژه برای پاسخ گویی و ارتباط با رسانه ها و گروه های ذینفع اجتناب ناپذیراست.
اگر در سازمان خود بخش روابط عمومی دارید یا با یک شرکت روابط عمومی کار می کنید، ترتیبی دهید که افراد ذیرربط در جریان مسائل و موضوعاتی که ممکن است موجب علاقه مندی عموم شوند( از محصولات جدید گرفته تا آخرین نتایج حاصله ) قرار بگیرند.
اگر اخبار بدی شنیدید، واقعیت را بپذیرید و دیگران را نیز به قبول آن تشویق کنید.
استخدام مشاورین روابط عمومی
به طور کلی اگر پیام تازه یی برای منتقل کردن به عموم مردم دارید عاقلانه تر آن است که از مشاورین متخصص روابط عمومی کمک بگیرید. حتی شرکت های بزرگی که واحدی مخصوص این کار دارند نیز ممکن است هر از گاه از خدمات مشاورین روابط عمومی استفاده کنند.
مشاورین روابط عمومی ممکن است در قالب شرکت های بزرگ چند ملیتی یا به صورت انفرادی فعالیت داشته باشند. آنها باید در مسائلی مانند مدیریت بحران، برگزاری کنفرانس، معرفی محصولات جدید، تشکیل جلسات معارفه برای مدیران جدید و امثال اینها از تخصص کافی برخوردار باشند.
مشاورین ورابط عمومی معمولا از شبکه ارتباطی گسترده، آشنایان زیاد، ایده های بکر و توان اجرایی بالا برخوردارند. هنگام انتخاب مشاور حتما سوابق کاری وی را بررسی کنید و از او معرف بخواهید. به خاطر داشته باشید توانمندی شرکت های روابط عمومی هر قدر هم که باشد، حداکثر می تواند به خوبی خود شما عمل کنند و برای این منظور کاملا به توجیهات شما متکی هستند.
استفاده موثر از روابط عمومی
مهم ترین نکته در استفاده از روابط عمومی این است که به یاد داشته باشید کیفیت فعالیت ها از کمیت آنها مهم تر است. طبیعتا هزینه روابط عمومی کمتر از تبلیغات است. اما فراموش نکنید که « همان اندازه که پول می دهید، آش می خورید!» و بنابراین باید بودجه کافی برای اینکار در نظر بگیرید.
همچنین فراموش نکنید که تبلیغات مانند شمشیر دو لبه و نتیجه آن غیرقابل پیش بینی است. به همین خاطر اگر رسانه ها موضع خصمانه یی اتخاذ کنند، نباید پیش از انجام بررسی های لازم بی درنگ کارشناسان روابط عمومی را مقصر قلمداد کنید.
کارشناسان روابط عمومی نمی توانند توجیهات ناقص شما را شخصا تکمیل کنند. شما برای ابداع استراتژی روابط عمومی به کمک آنها نیاز دارید، اما همانطور که در رابطه با سایر تامین کنندگان نیز متداول است. باید ابتدا وظایف آنها و انتظارات خود را به روشنی بیان کنید. در مورد برنامه عمل با آنها به توافق برسید و در فواصل منظم، پیشرفت فعالیت های تبلیغاتی را مورد بررسی قرار دهید.
نکاتی که باید به خاطر بسپارید:
- ادارات و مشاورین روابط عمومی باید در جریان اقدامات عومی سازمان قرار بگیرند.
- کارمندان روابط عمومی باید آموزش ببینند و بدانند چه وقت با رسانه ها صحبت کنند و چطور به سوال ها پاسخ دهند.
- مشاورین ورابط عمومی باید به شیوه صحیح توجیه شوند تا بدانند چه انتظاری از آنها می رود.
- روابط عمومی می تواند مکمل خوبی برای تبلیغات باشد.
- استفاده از روابط عمومی برای نمایش تصویر سازمان می تواند برداشت های عمومی را بهبود بخشد.
روابط عمومی و رسانه ها
ایجاد روابط خوب و استفاده مناسب و برخورد حرفه یی با رسانه های مختلف از اصول بسیار مهم در موفقیت است. و لازمه موفقیت آشنایی با فنون این ارتباطات است. نباید تصور کنیم که « هیچگاه گذر ما به روزنامه، رادیو و تلویزیون نمی افتد، پس چرا باید این فنون را یاد بگیریم؟ »
ارتباطات از الگوهای مشخصی پیروی می کنند که در لحظات مختلف تکرار می شوند. تجسم لحظات مختلف و آشنایی با فنون برخرود با آنها به تجربیات ما خواهد افزود و به صورتی باور نکردنی باعث پیشرفت ما خواهد شد. ایجاد روابط خوب با مطبوعات و خبرنگاران رادیو و تلویزیون بسیار ارزشمند است.
به خاطر داشته باشید که خبرنگاران اصولا علاقه یی به تامین اهداف و مقاصد شما را ندارند و صرفا به دنبال تهیه یک گزارش خوب که ترجیحا بتواند آنها را در موقعیت بهتری نسبت به رقبایشان قرار دهد- هستند. از این رو با آنها عادلانه رفتار کنید؛ زیرا دادن گزارش اختصاصی به یک خبرنگار می تواند باعث آزردگی سایر خبرنگاران شود و مسلما شما نمی خواهید آنها را دشمن خود کنید.
برای ارتباط با رسانه ها این نکات را فراموش نکنید:
- اگر می خواهید نظر برخی روزنامه ها و مجلات را به خود جلب کنید، قبلا آنها را بخرید و مطالعه کنید.
- قبل از اعلام موافقت برای حضور در یک برنامه رادیویی، در مورد تعداد و نوع مخاطبان آن تحقیق کنید.
- با شخصیت های رسانه یی در سطح خودشان صحبت کنید و به سوالات آنها صادقانه پاسخ دهید.
- طوری جلوی دوربین و میکروفون قرار بگیرید که گویی در مقابل دوستان صمیمی خود هستید.
- اگر روابط خوبی با مطبوعات دارید، به نحو احسن از آن استفاده کنید.
- خوانندگان، بینندگان و شنوندگان و مدیران همیشه تحت تاثیر آمار قرار می گیرند. حتی زمانی که شخصا قادر به بررسی اهمیت و صحت آن نباشند. واقعیت آن است که هر چه برای گزارشات و مصاحبه ها آمار بیشتری جمع آوری کنید، مخاطبان راحت تر استدلال های شما را خواهند پذیرفت. یکی از ویژگی های آمار این است که می توان یک سری داده های واحد را، بسته به نحوه استفاده از اعداد و ارقام، به شکلی مطلوب یا نامطلوب جلوه داد.
