روابط عمومی ها نقش مهمی در مدیریت ارتباطات سازمانی و روابط بین یک سازمان و ذینفعان آن دارد. این بخش بعنوان واسطه عمل کرده و ارتباط موثر، اعتمادسازی و تاثیرگذاری بر نظرات را تضمین می کند.
روابط عمومی با استفاده از فرایندهای ارتباطی استراتژیک، فراتر از شکل دهی به درک عمومی، نتایج ملموسی را به همراه دارد که به طور قابل توجهی سلامت مالی و جایگاه بازار یک شرکت را بهبود می بخشد.
کارشناسان و مسئولین روابط عمومی در سازمان، مسئولیتی از قبیل مدیریت روابط با رسانه ها، تبلیغات، رویدادها و ارتباط با جامعه را برعهده دارند. همچنین آن ها باید با استراتژی های ارتباطی و تبلیغاتی آشنا باشند، تا به بهبود تصویر سازمان کمک کنند. همچنین از جمله نقش های مهم روابط عمومی در سازمان میتوان به ارتباطات موثر، برندسازی، جلوگیری از تصویر منفی، حفظ حضور در بازار و برقراری ارتباطات و حفظ شراکت ها اشاره کرد.
چه مهارت هایی برای یک روابط عمومی لازم است ؟
مهارت‌های روابط عمومی برای موفقیت در آینده شامل موارد زیر می‌شود:
۱. تفکر خلاق و استراتژیک: توانایی در تفکر خلاق و دیدگاه فراسازمانی؛ بتوانید با ایده‌های نوآورانه تبلیغ سازمان و محصولات آن را در بین مخاطبان هدف ارائه دهید.
۲. مدیریت زمان و چند کار همزمان: توانایی در مدیریت زمان و انجام چند وظیفه به صورت همزمان
۳. مهارت‌های ارتباطی: توانایی در برقراری ارتباط موثر با دیگران؛ بر هنر مهارت‌های ارتباط موثر مسلط باشید و اطمینان حاصل کنید که گیرندگان پیام شما را درک کرده‌اند.
۴. خلاقیت و زیبایی‌شناسی: توانایی در نوشتن خلاقانه و جذاب
۵. آشنایی با شبکه‌های اجتماعی: تسلط به استفاده از شبکه‌های اجتماعی برای ارتباط با مخاطبان
۶. توانایی ارائه و گزارش‌نویسی: توانایی در ارائه محتوا و نوشتن گزارش‌های موثر
۷. اشتیاق به تولید محتوا با شیوه‌خلاق: توانایی در تولید محتوای جذاب و متناسب با سازمان؛ باید خوب بنویسید و بر هنر بیان افکار در قالب کلمات معنادار مسلط باشید.
۸. مطالعه زیاد: قبل از طراحی فعالیت‌های روابط عمومی، مطالعه و تحقیق گسترده انجام دهید.
۹. شناخت ساختار سازمانی: با مسئولیت‌های کارکنان در بخش‌های روابط عمومی آشنا شوید.
۱۰. شبکه‌سازی: با افراد صنعت رسانه، کارمندان، سرمایه‌گذاران و سهامداران ارتباط قوی داشته باشید.
۱۱. وفاداری به شغل: به شغل خود وفادار باشید و همیشه پیشگیرانه و پایبند عمل کنید.
با توجه به با ارزش ترین مهارت های کارشناسان و مدیران روابط عمومی و نقش کلیدی آنها در سازمان میتوان دو دلیل مهم را بدین شرح ذکر کرد :
- کسب و کار شما زنده است
بله، کاملا درست است! روابط عمومی نقش حیاتی در پیشرفت و رشد کسب‌وکارها دارد. با ایجاد ارتباط مؤثر با مشتریان، جذب سرمایه‌گذاران، افزایش آگاهی از برند، و مدیریت بحران‌ها، کسب‌وکارها می‌توانند به موفقیت بیشتری دست یابند
روابط عمومی میتواند بیشترین میزان تاثیرگذاری را در کنار دیگر عنصر سازمانی در معجون کسب و کار داشته باشد؛ معجونی متشکل از چهار عنصر : محصول، قیمت، مکان ( بخش ) و راه های افزایش فروش، که شامل روابط عمومی و تبلیغات است. مطلع کردن مردم از اینکه شما فعالید و در زمان نیاز به خدمات شما مراجعه می کنند؛ نیازمند مطرح شدن در رسانه های عمومی هستید. مطرح شدن در مطبوعات، رسانه ها و فضاهای عمومی لازمه بقای کسب و کار است و این وظیفه اصلی روابط عمومی است؛ حفظ بقای کسب و کار.
- جریان خلاقیت در سازمان زنده است
جریان خلاقیت در سازمان ها یک موضوع مهم است که به توسعه و نوآوری کمک می کند. این جریان ها می توانند از طریق تشویق کارکنان به ایده پردازی، ایجاد فضای آزاد برای اندیشه پردازی، تشکیل گروه های کاری چند رشته ای و ترکیب مهارت ها و ایجاد فرایندهای مدیریتی مناسب برای ارتقاء خلاقیت ایجاد شوند.
دستیابی به نتیجه اقدامات لازم برای اجرای خلاقیت در سازمان، ملزم به وجود ارتباطات سازمانی و ارتباط با مخاطبان سازمانی است؛ و این مهم وظیفه روابط عمومی در سازمان است.
همیشه زمان دست زدن به کارهای برجسته وجود دارد و این جمله که « ما امتحان کردیم و نتیجه ای نگرفته ایم » یک حرف کاملا اشتباه است. شما می بایست به روش جذاب دیگری امتحان کنید. پیروی از همان روش های مرسوم قدیمی، به هیچ عنوان مخاطبان را به هیجان نمی آورد.
نشان دادن پیامی کلیدی، همیشه دلیل و هدف اصلی هر برنامه تبلیغاتی است؛ برای دستیابی به پیام کلیدی سازمان، روابط عمومی می بایست در جریان کلیه فعالیت ها و تصمیم گیری های ارشد سازمان قرار گیرد.
چگونگی بهبود روابط عمومی در کسب و کارها
روابط عمومی در کسب‌وکارها نقش مهمی ایفا می‌کند. برای بهبود آن، می‌توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
۱. برنامه‌ریزی استراتژیک:
- تعیین هدف‌ها و استراتژی‌های روابط عمومی.
- شناخت دقیق از مخاطبان و نیازها و خواسته‌هایشان.
۲. استفاده از ابزارهای ارتباطی:
- استفاده مناسب از رسانه‌های سنتی و اجتماعی.
- تعامل با مخاطبان به‌طور منظم.
۳. مدیریت روابط:
- مدیریت ارتباط با مشتریان، سرمایه‌گذاران، روزنامه‌نگاران و دیگر ذینفعان.
- ایجاد بک‌تصویر مثبت از برند.
۴. مقابله با بحران‌ها:
- آمادگی برای مواجهه با بحران‌ها و حفظ اعتبار.
- ارتباط مؤثر در زمان بحران.
۵. استفاده از قصه‌گویی:
- ایجاد داستان‌های جذاب در مورد برند.
- تأثیرگذاری بیشتر در مخاطبان
کلام آخر
در شرایط کنونی کشور وضعیت خدمت رسانی سازمان ها، ادارات و نهادهای دولتی و یا حتی خصوصی را چگونه ارزیابی می کنید؟ آیا احترام به ارباب رجوع یک اصل بنیادی در سازمان ها و کسب و کارهای ایرانی است؟ آیا هدف هر کسب و کار ایرانی جلب رضایت مشتری است یا منافع فروش؟ آیا فروش بالای محصولات ایران خودرو دلیل کیفیت محصول و رضایت مندی مشتریان است؟ آیا وجود پالم در محصولات روغنی، آبیاری باغات و جالیزها و مزارع توسط آب فاضلاب، استفاده از کودهای نامناسب و بسیاری از اخبار و خدمات متنوع، موجبات نارضایتی دائمی را در کشور نهادینه کرده است؟ به نظر شما مشکل اصلی در کجاست؟
یکی از مشکل اصلی کسب و کارهای ایرانی، بی تفاوتی به اهمیت مساله ارتباط است. وقتی در یک خانواده احترام و کیفیت ارتباط مساله بنیادی تلقی شود، دیگران برای رضایت یکدیگر تلاش می کنند.
این مساله را باید یادآور شد که وقتی دیگران را قضاوت می کنیم، باید در ابتدا به خودمان نگاه کنیم. وقتی در جایگاه آن کارمند باشیم، ما چه اخلاقی با مراجعه کننده خود داریم؟! وقتی این سوال از ما پرسیده می شود، ما به راحتی خود را تبرئه می کنیم. و خودمان را گل بی عیب معرفی می کنیم. دلیل این امر علاوه بر علت های گوناگون، نداشتن تعریف از روابط عمومی، ارتباط سازمانی و نبود استاندارد در رفتار سازمانی است. استانداردهای رفتاری برای ما تعیین می کند که آیا ما رفتار مناسبی داریم، یا خیر؟
اگر برای آینده ارتباط سازمانی خود اهمیت قائل هستید! اگر چهره شما از نگاه مشتریانتان مهم است! اگر رفتار کارکنان با مشتریان برایتان مهم است! اگر اخلاق پسندیده سازمانی را مهم می دانید! از ایجاد یک واحد روابط عمومی قدرتمند غافل نباشید! از بهبود استانداردهای رفتاری خودتان غافل نباشید! شوالیه سازمان خود باشید.
